Protokoll vom 30. Januar 2020

• Anwesende: Jan Rothacher, Luis Reithmeier, Anna Russ, Marie, Christina, Florian Knoch, Anika Amma
• nächstes Treffen: 4. März, 17 Uhr

Was soll Grundlage sein?

• eher Konventsgeschäftsordnung als die des FSR

Was sind wichtige Punkte, die angesprochen werden sollen?

Ausschüsse

• Luis:
  • hauptsächlich Plenumsarbeit und nur freiwillig Ausschüsse
    • Lehre und Studium (LuSt, FRe)
    • Soziales
  • wie im Stadtrat nach Proporz verteilt
• Jan:
  • Arbeitskreise und Referate überschneiden sich jetzt schon
  • am besten ausgehend von den Referaten Spezialisierung bilden
  • Wie seht ihr das mit dem Proporz?
    • ist aufgrund der Größe schwer möglich
    • Verzerrung der Stimmanteile, immer alle drin sitzen
• Luis: Warum nicht offen für alle machen?
• Anika: Ausschüsse öffnen, Beschlüsse im Plenum machen
• Luis: Prinzipiell ist Beschlussfassung im Plenum okay, einzige Gefahr: zu viele Anträge -> zu lange Sitzungen.
• Christina: Tatsächlich investierte Arbeit (Anwesenheit) ist individuell sehr unterschiedlich. Für Beschlussfasssung im Plenum.
• Jan: Beschlussvorbereitung durch Ausschüsse, Beschlussfassung im Plenum
• effiziente Zeitnutzung – bitte besser machen als bisher der Konvent
• Einigung: Ausschüsse bereiten Beschlüsse vor, diese werden dann im Plenum abgestimmt

Antragsverfahren

• Christina: erst ins Plenum und dann auslagern oder direkt an die Ausschüsse
  • Zusammenarbeit von Ausschüssen, Referaten und sonstigen Gremien muss geklärt werden
• Jan: Würde man zu jedem Thema eine Generaldebatte veranstalten, dann wird das unproduktiv
• Luis: Man könnte beides erlauben.
• Anika: +1, Abbruch von Aussprachen und Verlagern in einen Ausschuss kann durch die Sitzungsleitung bzw GO-Antrag, unnötige Einschränkungen vermeiden
• Luis: wenn etwas unbedingt direkt ins Plenum muss, sollte es dafür eine Möglichkeit mittels GO-Antrag oder ähnlichem geben
• Einigung: Vorarbeit in Ausschüssen präferieren, aber Möglichkeit für direkte Einbringung ins Plenum offen lassen

Vorsitz

• Anna Russ: Aufteilung Parteien/Fachschaften
• Marie: mehrere Stellvertretende lt. Grundordnung möglich
• Jan: eine*n Hauptverantwortliche*n muss es immer geben (schon für Verantwortlichkeit für Beschäftigte)

Berichte der Referate und sonstigen Entsendeten an das Plenum

• Luis: Wie viel Zeit beansprucht das? Sollte das aus der “normalen” Sitzung ausgegliedert werden?
• Marie: so viel Zeit nehmen die Berichte nicht in Anspruch
• Jan: wenn alle Referate aktiver werden, ändert sich das natürlich
• Anna: Wer berichtet dann im Plenum?
• Jan: Senator*innen, Beiräte, Referent*innen, Fachschaften, Entsandte in Gremien
• Anna: das sind ganz schön viele, vielleicht wie bei der LAK machen (zeitliche Regelung, der Rest darf im Protokoll ergänzt werden)
• Anika: es berichten nicht immer alle, häufig ähnliche Inhalte an verschiedenen Stellen
• Christina: Appell an die Berichtenden, dass sie auf die Relevanz ihrer Beiträge achten
• Jan: Kann-Regelung
• Marie: Sollte jetzt nicht begrenzt werden.
• Einigung: wird im Hinterkopf behalten, soll aber nicht direkt reguliert werden

Protokolle

• Jan: Zwischenlösung zwischen Wort- und Ergebnisprotokoll
• Christina: Was ist die Aufgabe des SpRat?
• Jan: braucht auch eine Geschäftsordnung, ist hier aber nicht angebracht
• Flo: Wer soll das machen? Soll es eine/mehrere Protokollanten geben?
• Luis: im Konvent werden zwei Leute festgelegt, die gemeinsam protokollieren
• Jan: es dürfen sich die Leute dann nicht darauf zurückziehen, dass andere ja protokollieren
• Marie: es spricht nichts dagegen, das einfach nach Namensliste zu machen
• Christina: Protokollleitfaden
• Jan: man könnte ein HowTo schreiben
• Flo: Namensnennung könnte problematisch sein
• Luis: Zuordnung ist wichtig
• Flo: trennen zwischen öffentlichem und internem Protokoll bei Personennennungen
• Jan: Datenschutzbeauftragten fragen
• Einigung: intern ist eine Namensnennung okay, für Veröffentlichungen ist das juristisch zu prüfen, es müssen mindestens zwei Personen protokollieren
• Jan: mind. 2 Personen sollten protokollieren
• Jan: wünscht sich ein Verlaufsprotokoll
• Anika: Protokollführungsstile sind ein breites Spektrum, abhängig von der Ahnung der Protokollierenden
• Anna: Protokoll in einem Pad, theoretisch offen für alle
• Flo: Pad mit kollektivem arbeiten ist
• sinnvoll, aber hauptverantwortliche Person(en) sollten feststehen
• Flo: gegen Ergebnisprotokoll
• Einigung: HowTo erstellen, Verlaufsprotokoll in der Geschäftsordnung
• Marie: bei langen Sitzungen Wechsel der Protokollantinnen festlegen (im HowTo)
• Einigung: im HowTo ist festzulegen, dass zwei Protokollant*innen bestimmt werden sollen, außerdem Wechsel nach gewisser Zeit

Wissensmanagement

• Luis: Wissensmanagement (z. B. um Erfahrungen vergangenen Anträgen)
• Christina: Plattformsystem (u. a. chronologische Ordnung)
• Florian: Wiki ist dafür geeignet (durchsuchbar, erweiterbar)
• Luis: gern internes und bei Bedarf externes Wiki
• Florian: sollte über das RÖfIK auf weitere Bedürfnisse/Anforderungen/Möglichkeiten geprüft werden
• Luis: Meta-HowTo ist wichtig (auch Format einzelner Beiträge)
• Flo: nur die von uns erabeiten Dinge sollte sich dort befinden
• Marie: das wird viel Arbeit für das RÖfIK
• Luis: möchte sein Wissen weitergeben
  • Flo: kann auf jeden Fall aufgenommen werden (eigener Bereich soll geschaffen werden)
• Einigung: Es werden zumindest Grundlagen an Infrastruktur geschaffen. Abhängig auch von Zeit, die Röfik zur Verfügung hat.
  • Archivbeiträge und HowTos können direkt übernommen werden
  • ein Konzept für das Wissensmanagement wird erarbeitet und in Form eines HowTos vorgeschlagen

• Christina: Befragung der Referate zu ihrer Vorstellung von künftiger Arbeitsweise
• Konfusion bzgl. dem Unterschied zwischen Referaten und Ausschüssen
• Luis: Referate eher praktisch (Veranstaltungen etc.) und beratend, Ausschüsse für Beschlussvorbereitung
• Flo: Wir hatten beschlossen, dass es keine Quotierung für Teilnehmer/Mitglieder geben soll.
• Jan: es wäre schon wichtig, wenn immer mindestens Fachschaften und politische Gruppen vorhanden sein
• Christina: das ist vielleicht gar nicht so wichtig
• Einigung: weiterhin nicht aufnehmen

• Anika: nicht einfach Referate ins StuPa übernehmen, Erkenntnisse aus dem Ausschuss StüVchen zur Zusammenlegung einbeziehen
• Christina: dafür könnten die Referate befragt werden
• Luis: erst einmal ganz offen fragen, mal eine Sitzung mit allen machen
• Jan: wird bei den vielen Referaten vielleicht unübersichtlich
• Florian: man sollte die Referate nicht wieder übergehen wie im AK StüVchen
• Anika: dabei kommt vielleicht nicht so viel raus
• Luis: Einbindung vielleicht eher als Prozess verstehen
• Christina: erstes Treffen auf jeden Fall offen gestalten (auch bzgl. des Prozesses)
• Jan:
  • möglichst konkrete Informationen wären am Anfang sinnvoll, damit alle wissen, worüber die Referate sich Gedanken machen können
  • Termin am Anfang des neuen Semesters könnte direkt anberaumt werden
• mögliche Inhalte
  • Wo seht ihr Chancen?
  • Was hat euch gefallen?
  • Was sollen wir anders machen?

Zu erstellende HowTos

• Protokollführung (bis Ende März, Christina, Jan)
• Sitzungsleitung
• Wissensmanagement (Florian)
• Archiv (aus dem Wissen bisheriger Funktionsträger*innen)

ToDos

• Referate zu Abendtermin in der ersten Woche im Sommersemester laden: Wie seht ihr eure zukünftige Arbeitsweise?
• Space für HowTos und Archivbeiträge erstellen, Konzept für das Wissensmanagement erarbeiten (Florian)
• VC beantragen und Protokoll in den VC stellen (Jan)